Zakaj je dobra komunikacija med stranko in računovodjo ključna? – Pomen učinkovite komunikacije v računovodstvu

Učinkovita komunikacija je ključni vidik vsakega poklicnega odnosa, še posebej pomembna je tudi v računovodskem poklicu. Zakaj? Z njo lahko preprečimo nesporazume ali morda celo napake, ki lahko odločilno vplivajo na kariero podjetnika. Pomembno je dodati, da lahko računovodja stranki v največji meri pomaga šele takrat, ko ima z njo vzpostavljeno redno in vzajemno komunikacijo. Računovodje se tega močno zavedajo, stranki pa lahko torej dovolj dobro pomagajo samo, če jo poznajo in razumejo. Vzdrževanje redne komunikacije in medosebnih odnosov pa ni pomembno zgolj iz poslovnega vidika, temveč je tudi ključ do trajnih osebnih in prijateljskih odnosov.
 

Redna komunikacija strank z računovodjo ter s tem predaja pomembnih informacij in dostava dokumentacije ima več koristi, sprva je pomembna predvsem za podjetnike, po drugi strani pa tudi za delovni proces računovodij.

--> Komunikacija med podjetnikom in računovodskim servisom je izredno pomembna

Redno in sprotno komuniciranje in zagotavljanje dokumentacije ima torej pomembne prednosti za oba partnerja. Vsekakor je jasno, da redno zagotavljanje dokumentacije omogoča večjo natančnost pri beleženju finančnih transakcij in ažurnost podatkov. S tem se zmanjšujejo možnosti napak, pozabljanja ali izgubljanja pomembnih dokumentov ter se hkrati izboljša finančna sledljivost. Sprotno prinašanje dokumentacije omogoča natančno knjiženje in pravilno odražanje poslovnih dogodkov v evidencah, lahko celo izboljšuje obvladovanje davčnih obveznosti, vsekakor pa povečuje preglednost poslovanja. Ažurni in natančni podatki tudi izboljšujejo finančno analizo in svetovanje, pri čemer lahko računovodje lažje identificirajo trende poslovanja in strankam natančneje in bolj ustrezno svetujejo glede finančnih odločitev. Na ta način se lahko morebitne težave, neskladnosti ali nepravilnosti v poslovanju lažje in hitreje prepoznajo. To zmanjšuje tveganje za nastanek resnejših težav v prihodnosti, hkrati pa omogoča popolno usklajenost s predpisi, s čimer se podjetniki izognejo morebitnim kaznim ali sankcijam.

Ne samo, da redno dostavljanje in komuniciranje z referentom pozitivno vpliva na poslovanje podjetnika, hkrati računovodjem omogoča večjo učinkovitost in produktivnost, saj lahko hitreje obdelajo nastale poslovne dogodke. Ko je dokumentacija referentom na voljo takoj, jo lahko obdelajo brez nepotrebnega čakanja, katero lahko sicer povzroči spremembe v delovnih planih, ki zato postanejo neoptimalni in neučinkoviti. Dokumentacija je temelj dela v računovodstvu, zato stranke z njenim rednim prinašanjem omogočajo, da lahko referenti delo opravljajo nemoteno. Računovodstvo je panoga, ki je pri svojem delu vezana na zahtevane roke, zato je ustrezno planiranje izjemno pomembno, kar seveda zahteva sodelovanje obeh partnerjev in ažurnost. Poleg omenjenega pa hkrati verjamemo, da bo reden stik in kontakt z referentom vplival na dobre medosebne odnose.  

Kvalitetna dvosmerna komunikacija je vsekakor pomembna na vseh področjih življenja. Če zaključimo, v računovodstvu ta preprečuje nesporazume in napake, izboljšuje finančno sledljivost ter omogoča boljše svetovanje in identifikacijo težav, kar je lahko podjetnikom v pomoč pri uspešnejšem poslovanju in sprejemanju pravilnih poslovnih odločitev, hkrati pa referentom izboljšuje učinkovitostim in jim omogoča, da svoje delo opravljajo nemoteno.

Kako vzpostaviti komunikacijo z računovodskim servisom, izmenjati dokumentacijo ter druge pomembne informacije?

• Na običajen oseben način v času uradnih delovnih ur računovodskega servisa oz. po predhodnem dogovoru. Zaradi lažje organizacije priporočamo, da se na obisk predhodno najavite.
• S telefonskim pogovorom preko uradnih telefonskih številk servisa. Mi smo vam na voljo v uradnem delovnem času, za vse nujne zadeve pa tudi izven delovnega časa na dežurni telefonski številki. Preko telefonskega pogovora se lahko rešujejo številna vprašanja in dileme, s katerimi se srečujete podjetniki, prav tako je način ustrezen tudi za predajo vseh nujnih informacij.
• Preko elektronske pošte, kjer lahko zastavljate vprašanja, predate vse relevantne informacije in spremembe v poslovanju, pošiljate dokumentacijo ipd. Gre za hiter in učinkovit način komunikacije ter prenosa informacij.
• Za dostavo dokumentacije so dobra izbira tudi poštne storitve, pri čemer lahko dokumentacijo pošljete na sedež podjetja oz. jo lahko pri vas prevzame naš pooblaščeni pogodbeni partner. 
• Možnosti za predajo in dostavo dokumentacije je ogromno, obstajajo tudi druge alternativne rešitve, predvsem digitalne. Pri nas ponujamo tudi možnost elektronskega pošiljanja dokumentacije neposredno v poštni predal računovodskega programa, kar poenostavi uvoz v evidence in zagotavlja sledljivost. Če vas tovrstni načini in rešitve zanimajo, nas lahko kontaktirate in skupaj najdemo način, ki vam in vašemu načinu dela najbolj odgovarja.
  --> Nekatere naše stranke so že prešle na nov sistem dela!
  --> [ DIGITALIZACIJA ] - Računovodski servis pomemben partner

Avtor : Anja Jehart, študentka EPF Ljubljana, 2023.