Osebni podatki se lahko pojavljajo v različnih zapisih v informacijskih sistemih. Izpisi iz informacijskih sistemov se lahko odlagajo na skupne mape v omrežnem pogonu, se izmenjujejo preko elektronske pošte, se odlagajo v oblačne shrambe, nahajajo se lahko na papirju in tudi mikrofilmih. Nekatere pojavne oblike teh zbirk so ustrezno varovane in hranjene, spet druge ne. Zaposleni največkrat premalo pozornosti povečajo ravno osebnim podatkom, ki se izmenjujejo preko elektronske pošte. Le ti se shranijo tudi na poštnem strežniku. Vse osebne podatke je potrebno ustrezno obvladovati in brisati po poteku rokov hrambe.

Nihče ni nezmotljiv in do napak kljub previdnosti vseeno lahko pride. Kršitve, ki se zgodijo, morajo biti dokumentirane v podjetju ali organizaciji, o nekaterih kršitvah je potrebno obveščati nadzorni organ, to je urad informacijske pooblaščenke, pri zelo hudih kršitvah pa bo potrebno obvestiti vsakega prizadetega posameznika posebej ali splošno javnost. Tako, da v primeru, da do kršitve osebnih podatkov pride, lahko čisto na kratko povzamemo, kako ravnati v takšnem primeru:

V Sloveniji velja temeljni zakon, ki ureja pravico do zaposlitvene rehabilitacije in nekatera vprašanja  zaposlovanja invalidov ter določajo druge oblike, ukrepi in vzpodbude za njihovo zaposlovanje ter način njihovega financiranja. Poleg zakona o zaposlitveni rehabilitaciji in zaposlovanju invalidov velja še  Uredba o določitvi kvote za zaposlovanje invalidov, ki med drugim določa tudi delež zaposlenih invalidov od celotnega števila zaposlenih pri posameznem delodajalcu.

Glede na tveganje je potrebno poskrbeti tudi za ustrezno raven varnosti podatkov, ki jih podjetje hrani ali obdeluje.

Podatki o zaposlenih in kako se lotiti urejanja podatkov po novih pravilih?

Pri vseh soglasjih mora biti nesporno, da je bila privolitev delavca prostovoljna. Pri soglasjih je potrebno jasno pojasniti kaj je namen zbiranja podatkov.

GDPR predpisuje maksimalne zneske. Za te milijonske kazni bi morali res narediti nekaj hudo narobe, da vas bi doletele. Ali kot je za Finance navedla informacijska pooblaščenka Mojca Prelesnik: »Predpisane so najvišje možne globe in nikakor ne gre za standardne globe. Vsaka kazen bo morala biti sorazmerna, odvračilna in učinkovita, upoštevalo pa se bo kar 11 meril pri določanju višine kazni.«