Kako v dnevnici obračunati prehrano?

Pri povračilu stroškov, nastalih zaposlenemu na službeni poti, je treba najprej ločiti povračila stroškov kot pravico in davčno obravnavo povračil stroškov. Zakon o delovnih razmerjih sicer opredeljuje pravico zaposlenih do povračila stroškov na službeni poti, ne predpisuje pa višine zneskov in pogojev, pod katerimi so zaposleni upravičeni do povračil teh stroškov. To prepušča kolektivnim pogodbam, ki se pri opredelitvi zneskov pogosto sklicujejo na najvišje zneske, ki jih je mogoče izplačati neobdavčeno v skladu z davčnimi predpisi. Če za vašo družbo kolektivna pogodba ne velja, morate to področje urediti v internih aktih.

Je bila hrana zagotovljena že v okviru predavanja?

Davčno obravnavo povračil stroškov za gospodarstvo ureja uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, ki določa najvišje zneske povračil in druge pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da se ti stroški ne vštevajo v osnovo za obračun prispevkov za socialno varnost in akontacije dohodnine. Pri izplačilu dnevnic je z obeh vidikov najprej pomembno, da ima zaposleni izpolnjen in podpisan potni nalog, iz katerega sta razvidna destinacija službene poti in čas, ki ga je posameznik prebil na službeni poti. V drugi fazi pa je pomembno, ali je bila posamezniku na službeni poti že zagotovljena prehrana, denimo v sklopu hotelskega aranžmaja ali izobraževanja, ki se ga je udeležil, in podobno.

Če nas delodajalec pošlje na službeno pot, smo upravičeni do dnevnic, če smo na posamezni službeni poti skupaj več kot šest ur, pri čemer je znesek odvisen od naše končne destinacije (Slovenija, Avstrija ali kaj drugega) in narašča s trajanjem službene poti (se poveča po osmih oziroma 12 do 14 urah službene poti). Za dnevnice velja splošno mnenje, da so nadomestilo za prehrano na službeni poti, zato se v praksi pogosto pojavlja vprašanje, ali moramo delavcu, ki ima prehrano na službeni poti zagotovljeno drugače (denimo polni penzion v hotelu) dnevnico sploh izplačati.

Omenjena uredba predpisuje, da se znesek dnevnice, ki se lahko izplača neobdavčeno, zniža za predpisan odstotek, če nam je v okviru prenočevanja hkrati zagotovljen tudi zajtrk. Uredba ne predvideva znižanja v primeru, ko je na službeni poti zagotovljeno kosilo ali večerja, vendar finančna uprava (Furs) v tem primeru pojasnjuje, da mora delodajalec znesek dnevnice bodisi znižati bodisi od vrednosti kosila, malice ali večerje obračunati boniteto, saj ta ob izplačani dnevnici pomeni ugodnost v naravi. Na prvi pogled zveni razmeroma preprosto, dokler tega ne poskusimo narediti v praksi.

Dnevnica ni samo povračilo za prehrano

Da bi znesek dnevnice (kot pravico delavca) lahko ustrezno znižali, mora za to najprej obstajati pravna podlaga bodisi v kolektivni pogodbi bodisi v internem aktu delodajalca, pri čemer z internim aktom načeloma ne moremo predpisati manjših pravic, kot so predpisane s kolektivno pogodbo. Postavlja se tudi vprašanje, kolikšno bi to znižanje moralo biti, da bi se štelo kot ustrezno tudi za davčne namene, saj davčni predpisi tega ne predpisujejo. Bi to moral biti določen odstotek ali kar vrednost obroka? Tudi v primeru, da delodajalec sam določi odstotek znižanja, namreč ni zagotovil, da se bo davčni inšpektor z izbranim načinom strinjal. Na tem mestu je kot neke vrste smernico za ureditev te problematike smiselno omeniti nekatere določbe uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino, ki sicer veljajo le za javno upravo. Če je posameznik na službeni poti na primer 24 ur in so mu zagotovljeni zajtrk, kosilo in večerja, uredba predvideva izplačilo dnevnice v višini 20 odstotkov (znižanje za 10 + 35 + 35 = 80 odstotkov), kar nakazuje na to, da dnevnica le ni samo povračilo za prehrano.

Alternativa je obračun bonitete od vrednosti zagotovljenega obroka, za kar boste potrebovali ustrezen dokument oziroma dokazilo. Si predstavljate, da morate v hotelu razložiti receptorju, da potrebujete račun oziroma potrdilo, iz katerega je razvidna cena večerje v sklopu polpenziona, oziroma prositi poslovnega partnerja, ki vas je peljal na kosilo, za kopijo računa, ker ga morate priložiti potnemu nalogu za namene obračuna bonitete?