Čeprav se zdi, da že vrsto let pri inventurah ni nič novega in da naj bi se že rutinsko dobro izvajale, pa je vseeno treba malo razmisliti o tem, kako in zakaj se dela inventura.

Dejansko stanje, ugotovljeno s preštevanjem, tehtanjem, merjenjem in vrednotenjem, je treba vsaj enkrat na leto primerjati s stanjem v poslovnih knjigah ter ugotoviti razlike - presežke ali primanjkljaje. »Če štetje, tehtanje in merjenje inventurne komisije kar nekako obvladajo, pa je pogosto zanemarjen drugi, morda še pomembnejši del inventure, to je ugotovitev vrednosti.«

Kaj pa vrednost
Vrednost sredstva je (praviloma) zmnožek količine, teže ... in cene. Težava je, zdaj v krizi še toliko bolj, ker imamo po številu, količini, teži vse natančno evidentirano, vendar je vrednost teh sredstev previsoka. Ne pomaga, če inventurne komisije natančno ugotovijo njihovo fizično stanje, nič ali premalo pa se poglobijo v njihovo vrednost in v nekaterih primerih njihovo neprodajnost, še zlasti po takih cenah, ter zastarelost.

Predvsem pri zalogah se večkrat ugotavlja, da je njihova iztržljiva vrednost nižja od tiste v knjigah (denimo zaloge stanovanj in drugih nepremičnin, pa tudi drugih vrst sredstev, ki jih je težko ali nemogoče prodati). Prav tako bi morale popisne komisije, gre za podobno zadevo, proučiti tudi, kako je s terjatvami, njihovo iztržljivostjo, pa s finančnimi naložbami in njihovo vrednostjo.

Formalna inventura je izguba časa
Pravilno opravljena inventura je zelo zahtevno dejanje. Da pa inventuro delamo le zaradi predpisa, ker je nekje tako zapisano in da izpolnimo neke zahteve, je izguba časa in denarja. Inventuro delamo zato, da enkrat na leto pravilno ugotovimo dejansko stanje! Le tako si lahko tudi lastniki nalijejo čistega vina o vrednosti svojega premoženja!

Načrt popisa
Pomemben je načrt popisa. Ta je časovno in vsebinsko opredeljen ter mora zajeti vse oblike premoženja in virov sredstev. Popisne komisije so oblikovane po področjih in so praviloma tričlanske. Vodi jih centralna popisna komisija. Pri družbah, zavezancih za revizijo računovodskih izkazov, se ta načrt pošlje revizorju, ki je navzoč pri posameznih popisih.

Pri načrtovanju popisa je potrebno paziti, da se izvaja takrat, ko je obseg popisanih stvari čim manjši (zaloga čim manjša), ko je obremenjenost, aktivnost področja, ki se popisuje, čim manjša (v trgovinah ob dela prostih dnevih). Cilj je, da je izvedba čim cenejša in da ne moti rednih delovnih procesov.

Brez knjigovodskih podatkov
Priprava na popis obsega predhodno delo strokovnih delavcev, ki morajo predmet popisa čim bolj pripraviti in zagotoviti ustrezno podporo popisovalcem (denimo vnaprej pripravljene obrazce, elektronska orodja za snemanje stanja). Pomembno je, da popisovalci ne razpolagajo s knjigovodskimi podatki. Po fizičnem popisu se ugotovi dejansko stanje, to primerja s knjigovodskimi podatki, te pa nato uskladi z dejanskim stanjem, tako količinsko kot vrednostno.

Pri malih vzajemna pomoč
Popis lahko opravijo osebe, ki ne razpolagajo s sredstvi, ki se popisujejo. Tako ne morejo biti člani popisne komisije računovodski delavci, poslovodje ... Pri majhnih poslovnih subjektih je pogosto težava, da nimajo dovolj ljudi. »V stroki v takem primeru predlagamo vzajemno pomoč malih poslovnih subjektov, v družbi A izvedejo popis delavci družbe B in obrnjeno.«

Pravilnik
Pravila izvedbe popisa se opredelijo v internih aktih podjetja. V temelju so že predpisana. V internih aktih se opredelijo posebnosti za posamezne organizacije. Zato se je treba izogibati prepisovanju določil iz zakona (ni treba, ker je to že v zakonu) ali od drugih podjetij. V pravilniku se opredelijo vsaj pravila članstva v popisnih komisijah, čas izvedbe, tehnične podrobnosti izvedbe posameznih popisov, listinske in tehnološke podlage popisovanja, posamezne aktivnosti izvedbe od načrtovanja popisa do uskladitve knjigovodskih stanj z dejanskimi.

Kaj mora vedeti direktor
Direktor je odgovoren za pravilnost in zakonitost poslovanja, odgovarja Branko Mayr. Njegova odgovornost je tudi resničen in pošten prikaz premoženja in njegovih virov. Prav popis je za zagotovitev pravilnega in poštenega prikaza premoženja in njegovih virov zelo pomemben. Direktorjeva naloga je zagotoviti izvedbo popisa in s tem rezultate popisa. Zato mora biti z njimi seznanjen. Zanimajo ga predvsem: celovitost izvedbe popisa, kakovost izvedbe, razlogi za pomembnejše inventurne razlike in predlogi inventurne komisije, ki izboljšujejo kakovost ravnanja s sredstvi in njihovimi viri.

Obveznost

Kaj zahteva računovodski standard

Standard za gospodarske družbe SRS 28.23: Med ukrepi za preverjanje zanesljivosti obračunskih podatkov je tudi popis (inventura) sredstev in dolgov, s katerimi je treba uskladiti podatke, da bi ustrezali dejanskemu stanju. Promet v glavni knjigi in dnevniku ter stanje v glavni knjigi in pomožnih poslovnih knjigah se uskladita pred sestavitvijo letnih obračunov in popisom. Stanje sredstev in dolgov po poslovnih knjigah se najmanj enkrat na leto uskladi z dejanskim stanjem, ugotovljenem pri popisu.

Podjetje praviloma popiše sredstva in dolgove na koncu ali čim bliže koncu poslovnega leta. Lahko sklene, da se knjige, filmi, fotografije, arhivsko gradivo, kulturni spomeniki, predmeti muzejske vrednosti, likovne umetnine ter predmeti, ki so posebej zavarovani kot naravne in druge znamenitosti, ne popisujejo vsako leto, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let. Podjetje lahko določi, katera sredstva se popisujejo tudi med letom.

Stane Petavs, 19.11.2012, Finance 222/2012